Zorgsystemen voor kwaliteit, veiligheid / Arbo en milieu

KVM consult kan u ondersteunen en adviseren bij het opzetten, implementeren, onderhouden, aanpassen en verbeteren van zorgsystemen, bijvoorbeeld op het gebied van:

• Kwaliteitszorg (ISO 9001)
• Veiligheid (VCA* / VCA** / VCA-P)
• Arbomanagement
• Milieuzorg (ISO 14001)
• Veiligheidsladder NEN
• Voor zorgsystemen op het gebied van bodemonderzoek, bodemsanering en mechanisch boren kunt u de pagina “Bodemonderzoek en bodemsanering” bezoeken.

Visie op zorgsystemen

KVM consult is van mening dat een zorgsysteem niets meer (en niets minder) is dan een hulpmiddel voor een gestructureerde bedrijfsvoering. Met een managementsysteem worden risico’s onderkend en bedrijfsprocessen beter beheerst en wordt het bereiken van doelen structureel ondersteund.

Belangrijk is dat het zorgsysteem is afgestemd op de behoefte van het bedrijf, bij de bedrijfscultuur past en wordt begrepen en gedragen door zowel de medewerkers als het management. Bij het opzetten en implementeren van een zorgsysteem wordt door KVM consult dan ook veel aandacht besteed aan de integratie van het zorgsysteem met de bedrijfsvoering. Door een intensieve samenwerking met zowel het management als de medewerkers van het bedrijf worden de kritische bedrijfsprocessen in kaart gebracht en beschreven. Hierbij wordt direct aandacht besteed aan mogelijke verbeteringen en vereenvoudigingen.

Ook na implementatie en eventuele certificatie dient geborgd te worden dat het zorgsysteem een integraal onderdeel blijft vormen van de bedrijfsvoering. Desgewenst kan KVM consult zorgdragen voor een adequate bewaking van het zorgsysteem, bijvoorbeeld in het kader van een onderhoudsovereenkomst.

Praktische aanpak bij het opzetten van een zorgsysteem

Bij het opzetten of verbeteren van een zorgsysteem wordt in eerste instantie bepaald welke kritische en ondersteunende processen binnen het zorgsysteem geborgd moeten worden. Vervolgens wordt de vorm van het zorgsysteem overeengekomen. Veelal zal een zorgsysteem bestaan uit drie onderdelen, te weten:

• een handboek met een beknopte omschrijving van het zorgsysteem
• een procedureboek met onderscheid tussen het primair proces en ondersteunende procedures
• bijlagen in de vorm van praktische werkinstructies en standaardformulieren etc.

Voor het beschrijven van processen binnen de organisatie wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van flowcharts (stroomdiagrammen). Een flowchart is een grafische weergave van de belangrijkste stappen en keuzemomenten binnen een proces. Hiernaast worden de input en output voor te onderscheiden processtappen weergegeven alsmede de eventuele onderlinge relaties met andere processen. De flowcharts worden voorzien van een beknopte tekstuele toelichting waarin de bij het proces betrokken personen of de te hanteren controlepunten worden vermeld. Door het gebruik van flowcharts ontstaan compacte zorgsystemen die desgewenst geschikt kunnen worden gemaakt voor plaatsing op een netwerk. Dit is met name een optie voor bedrijven waarvan het merendeel van de medewerkers beschikt over een computer met netwerkaansluiting. Optioneel kunnen handboeken in html worden opgesteld.

Indien een bedrijf de voorkeur heeft voor een klassiek handboek met beschrijvende procedures, kan KVM consult ervoor zorgen dat een goed leesbaar handboek ontstaat met een logische structuur en duidelijke teksten die door alle betrokkenen worden begrepen. Met name voor bedrijven die alleen VCA-certificering nastreven kan dit een geschikte optie zijn.

VCA certificering in 4 maanden

Voor bedrijven die een VCA 1-ster certificaat wensen kan KVM consult een begeleidingstraject bieden waarbij binnen 4 maanden het VCA certificaat kan worden behaald. In de eerste maand wordt een VGM zorgsysteem opgezet dat is afgestemd op de bedrijfsactiviteiten. Ook worden de RIE en functie-RIE verzorgd en wordt geinventariseerd welke opleidingsbehoefte er nog is. Tevens wordt een certificerende instelling gezocht die past bij het bedrijf. In de tweede maand wordt het systeem geimplementeerd en worden de leidinggevende en uitvoerende medewerkers begeleid bij het invullen van VCA-vereisten, zoals bijvoorbeeld keuringen en (werkplek)inspecties en de vereiste registraties. In de derde maand wordt het systeem intern geaudit. Aansluitend wordt samen met de directie de directiebeoordeling uitgevoerd. In de vierde maand worden de eventueel nog noodzakelijke verbeteringen doorgevoerd en kan (nadat het systeem aantoonbaar 3 maanden functioneert) de certificeringsaudit worden uitgevoerd door de gecontracteerde certificerende instelling. Neem voor meer informatie contact op.

 Onderhoud van zorgsystemen

Na implementatie en certificering kan KVM consult desgewenst zorgdragen voor het onderhouden en up-to-date houden van uw zorgsysteem. Tevens kan KVM consult interne audits verzorgen en bijvoorbeeld het management ondersteunen bij de directiebeoordeling. Ook kunnen medewerkers worden ondersteund bij het uitvoeren van de uit het systeem voortvloeiende taken, zoals bijvoorbeeld het omgaan met klachten en afwijkingen, het doorvoeren van verbeteringen alsmede met het meten van de klanttevredenheid.

 Onderhoud van het zorgsysteem vindt plaats op basis van een onderhoudsovereenkomst. Hiermee wordt geborgd dat terugkerende werkzaamheden tijdig worden verricht. Tevens is op afroep ondersteuning beschikbaar.